Política de Privacidad
1. Responsable del Tratamiento
Easyboxs SAS, sociedad domiciliada en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Surtimonos.
- Plataforma: surtimonos.com
- Área responsable: Área Legal y de Cumplimiento de Easyboxs SAS
- Email de privacidad y protección de datos: privacidad@surtimonos.com · habeasdata@surtimonos.com
2. Datos que Recopilamos
| Categoría | Datos específicos | Quién los provee |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre completo, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono. Si el usuario se registra o inicia sesión con Google, recibimos además nombre, correo y foto de perfil desde la cuenta de Google autorizada. | Emprendedores, mensajeros, asociados |
| Negocio | Nombre del negocio, dirección, logo, productos, precios, horarios | Emprendedores |
| Transaccionales | Pedidos realizados, montos, métodos de pago indicados, comprobantes de pago | Clientes finales, emprendedores |
| Geolocalización | Coordenadas de dirección de entrega (lat/lon) y ubicación del mensajero durante la ruta | Clientes finales (dirección), mensajeros (ubicación en ruta) |
| Técnicos | Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, logs de acceso | Automático al usar la plataforma |
| Comunicaciones | Mensajes de soporte, tickets de atención al cliente | Todos los usuarios |
2.1 Datos que NO recopilamos
- Números completos de tarjetas de crédito/débito (los pagos se gestionan directamente entre emprendedor y cliente).
- Contraseñas en texto plano (se almacenan con hash criptográfico).
- Datos biométricos.
- Datos de menores de edad (la plataforma es solo para mayores de 18 años).
3. Finalidades del Tratamiento
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Crear y gestionar la cuenta del usuario | Ejecución del contrato |
| Procesar pedidos y coordinar entregas | Ejecución del contrato |
| Enviar notificaciones transaccionales (confirmación de pedido, OTP, reset de contraseña) | Ejecución del contrato |
| Optimizar rutas de entrega mediante algoritmos | Ejecución del contrato |
| Generar reportes de actividad para el emprendedor | Ejecución del contrato |
| Prevenir fraude y garantizar la seguridad | Interés legítimo |
| Cumplir obligaciones legales y fiscales | Obligación legal |
| Enviar comunicaciones comerciales sobre la plataforma (con opción de baja) | Consentimiento |
| Mejorar la plataforma mediante análisis de uso anonimizado | Interés legítimo |
4. Compartición de Datos con Terceros
Easyboxs SAS no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Los datos únicamente se comparten en los siguientes supuestos:
- Proveedor de infraestructura en la nube: Amazon Web Services, Inc. (AWS), con servidores ubicados en Estados Unidos, donde se alojan la base de datos, los archivos (imágenes de catálogo, logos) y las copias de seguridad. AWS actúa como encargado del tratamiento y está vinculado por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (Data Processing Addendum) estándar de AWS. Ver la sección 5.
- Servicio de correo transaccional: el proveedor de correo saliente que envía confirmaciones de pedido, códigos OTP y notificaciones de cuenta, bajo acuerdo de confidencialidad.
- Entre usuarios de la misma transacción: el emprendedor ve los datos del cliente para gestionar el pedido; el mensajero ve la dirección de entrega.
- Autoridades competentes: cuando sea requerido por orden judicial o legal en Colombia o en la jurisdicción del usuario.
- Integración de mapas: coordenadas de entrega pueden ser procesadas por servicios de mapas (Google Maps, Waze) para generar enlaces de navegación. Estas integraciones tienen sus propias políticas de privacidad.
- Inicio de sesión con Google: si el usuario elige registrarse o iniciar sesión con su cuenta de Google, Google actúa como proveedor de autenticación y comparte con Surtimonos el nombre, correo y foto de perfil autorizados por el usuario en ese momento, conforme a la política de privacidad de Google.
4.1 Datos de los clientes finales de las tiendas
Cuando una persona hace un pedido en la tienda de un emprendedor a través de Surtimonos, sus datos (nombre, teléfono, dirección y coordenadas de entrega) se tratan, por defecto y para todos los pedidos hechos a través de la plataforma, conforme a esta Política de Privacidad. El emprendedor accede a esos datos únicamente para gestionar el pedido, la entrega y la posventa, y actúa como corresponsable con las obligaciones descritas en la Política de Habeas Data y en los Términos y Condiciones. Un emprendedor puede, además, publicar su propia política de datos; en ausencia de ella, rige esta.
5. Transferencia y Almacenamiento Internacional de Datos
Todos los datos personales tratados a través de Surtimonos se almacenan y procesan en servidores de Amazon Web Services, Inc. (AWS) ubicados en Estados Unidos de América. Esto incluye la base de datos (datos de cuenta, negocio, pedidos, direcciones y coordenadas de entrega), los archivos de imagen (logos y fotos de catálogo) y las copias de seguridad.
Adicionalmente, Easyboxs SAS mantiene con AWS el Acuerdo de Tratamiento de Datos (Data Processing Addendum) estándar de AWS, que obliga al proveedor a tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de Easyboxs SAS y a mantener medidas de seguridad. Las salvaguardas técnicas incluyen:
- Cifrado de los datos en reposo (base de datos y almacenamiento de archivos) y en tránsito mediante TLS/HTTPS.
- Control de acceso por rol y principio de mínimo privilegio, mediante roles de identidad (IAM) sin llaves estáticas embebidas.
- Copias de seguridad cifradas y con retención limitada.
- Región de AWS fija; los datos no se replican a otras regiones sin actualizar esta Política.
- Certificaciones del proveedor de infraestructura (AWS mantiene ISO 27001, SOC 1/2/3, entre otras).
Si en el futuro Easyboxs SAS cambia de proveedor de infraestructura o de país de alojamiento, actualizará esta Política y lo comunicará conforme a la sección 11.
6. Conservación de Datos
| Tipo de dato | Período de retención |
|---|---|
| Datos de cuenta activa | Mientras la cuenta esté activa |
| Datos de cuenta cancelada | 5 años tras la cancelación (obligación legal/fiscal) |
| Logs de acceso y seguridad | 12 meses |
| Pedidos y transacciones | 10 años (normativa fiscal colombiana) |
| Comunicaciones de soporte | 3 años |
7. Derechos del Titular de los Datos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Colombia) y el RGPD (Unión Europea), usted tiene derecho a:
- Acceso: conocer qué datos personales tenemos sobre usted.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
- Oposición: oponerse al tratamiento para finalidades basadas en interés legítimo.
- Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado y legible por máquina.
- Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado sin que afecte el tratamiento previo.
- Limitación: solicitar la restricción del tratamiento en determinadas circunstancias.
Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a privacidad@surtimonos.com con copia de su documento de identidad. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.
Si considera que su solicitud no fue atendida satisfactoriamente, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o a la autoridad de protección de datos de su país de residencia.
8. Seguridad de la Información
Easyboxs SAS implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:
- Cifrado de contraseñas con algoritmos de hashing seguros (bcrypt/argon2).
- Comunicaciones cifradas mediante TLS/HTTPS en toda la plataforma.
- Tokens de autenticación JWT con tiempo de expiración limitado.
- Acceso a datos restringido según el rol del usuario (principio de mínimo privilegio).
- Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
- Monitoreo de accesos y alertas de seguridad.
Sin embargo, ningún sistema es completamente infalible. En caso de brecha de seguridad que afecte datos personales, Easyboxs SAS notificará a los afectados y a la autoridad competente en los plazos establecidos por la ley.
9. Cookies y Tecnologías de Seguimiento
El sitio web y la plataforma utilizan tecnologías de almacenamiento local (localStorage, sessionStorage) para mantener la sesión del usuario y sus preferencias. El sitio de marketing (surtimonos.com) utiliza Google Analytics 4 con fines de medición de tráfico agregado; puede desactivarlo desde la configuración de su navegador. No utilizamos cookies de seguimiento de terceros con fines publicitarios.
10. Usuarios Internacionales
Si accede a Surtimonos desde fuera de Colombia, los datos serán tratados bajo la legislación colombiana como ley principal. Adicionalmente:
- Usuarios en la Unión Europea: se aplican los derechos y garantías del RGPD (Reglamento UE 2016/679).
- Usuarios en Estados Unidos: se aplican las leyes estatales relevantes (CCPA para California).
- Usuarios en otros países: se respetan las normativas locales imperativas de protección de datos.
11. Modificaciones a esta Política
Esta Política puede ser actualizada para reflejar cambios legales o en la plataforma. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos treinta (30) días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en surtimonos.com/privacidad/.
12. Contacto
- Privacidad y protección de datos: privacidad@surtimonos.com
- Ejercicio de derechos (Habeas Data): habeasdata@surtimonos.com
- Soporte general: soporte@surtimonos.com